A adoção de um relógio de ponto eletrônico é uma escolha acertada das empresas que prezam pelo cumprimento das obrigações trabalhistas e pela segurança nas relações de trabalho. Como toda novidade, a instalação do equipamento pode motivar dúvidas entre os colaboradores, razão pela qual é necessário orientá-los sobre a melhor forma de marcar suas entradas e saídas.

Antes de tudo, é importante ressaltar que a principal vantagem do relógio de ponto eletrônico de ponto é a segurança atribuída a um dos procedimentos mais corriqueiros da jornada dos profissionais: o registro de seus horários de trabalho. O profissional precisa entender que a ferramenta também resguarda o colaborador, uma vez que a partir de então o trabalhador receberá um comprovante a cada vez que marcar seu ponto.

Feito esse esclarecimento, é hora de partir para a orientação propriamente dita.

Quando o equipamento é instalado, a primeira coisa a se fazer é cadastrar as digitais, os cartões e/ou as senhas dos colaboradores, dependendo do modelo de relógio de ponto adotado.

Isso deve ser feito no horário de trabalho dos empregados e pode ser realizado em turnos ou por repartições, a fim de evitar filas ou desguarnecer a empresa toda no mesmo horário.

Os profissionais do RH designados para cadastrar as senhas podem fazer uma primeira orientação já no registro dos trabalhadores.

É importante ressaltar que o tempo de tolerância nas marcações de ponto é de 5 minutos por turno (entrada e saída de jornadas e intervalos), com no máximo 10 minutos por dia.

Em seguida, o trabalhador deve ser orientado sobre a melhor forma de registrar seu ponto.

Os equipamentos mais completos no mercado dispõem de identificação por biometria, cartão de proximidade e código de barras – havendo, em todos, teclados para digitação de senhas.

A empresa pode optar por uma forma de registro principal e adotar as senhas como segunda alternativa ou adotar apenas a senha, se assim preferir.

No caso da biometria, o colaborador precisa estar sempre com as mãos limpas e secas antes de “passar o dedo”. Profissionais com falhas na impressão digital podem ter senhas cadastradas para evitar atrasos e filas.

Já os cartões de proximidade, como o nome sugere, não precisam ser encostados na leitora para que o registro seja feito.

Por fim, o código de barras deve ser “passado” no sentido na leitora.

Tanto os cartões de proximidade como os de código de barras devem ficar em poder do profissional. São pessoais e intransferíveis, e a entrega deste documento para que um colega possa registrar as jornadas não é permitida e pode ocasionar sanções graves.

Quanto ao comprovante: muitos trabalhadores acabam “puxando” o papel para retirá-lo do relógio de ponto, o que compromete o sistema de impressão. Isso acontece em dispositivos mais obsoletos, que não possuem uma guilhotina que corte o papel automaticamente.

Os comprovantes devem ficar em poder do empregado. 

Outra orientação diz respeito à troca das bobinas. O trabalhador não deve ficar responsável por esta tarefa, cabendo a ele avisar o RH quando o papel estiver acabando ou já acabado. Muitas bobinas possuem uma marcação com tinta que sinaliza que o papel está perto do fim.

Espelho: funcionários devem conferir horas registradas no relógio de ponto

O profissional tem o direito de conferir o espelho de ponto todos os meses. Este documento apresenta as entradas e saídas diárias, com indicação de horas extras e horas faltas. A empresa deve dar um tempo para esta conferência.

Com o Presence software de apuração de ponto auxiliam na elaboração do espelho, porque sincronizam os dados gerados no relógio de ponto com o sistema interno de controle de jornadas.